費用や選び方は？健康管理システムを導入するための基礎知識を解説
従業員の健康を管理して健康経営を推進するために活用したいのが、健康管理システムです。企業は従業員に対して健康に働けるよう配慮する必要がありますが、企業成長に合わせて従業員が増えるほど健康にまつわるデータは膨大になり、管理や活用を人の手だけで行うには限界が出てきてしまいます。このような場合に、データ管理に関する業務の効率化が期待できる健康管理システムですが、実際にはどのようなことできるのでしょうか。今回は、健康管理システムの基礎知識について詳しくご紹介します。
健康管理システムとは？どんなことができるものなのか
「健康管理システム」とは、従業員の健康診断結果などをデータ化して、健康情報を一元的に管理するシステムです。管理する内容は、一般健康診断結果・特殊健康診断結果などの健診結果と二次検査結果、ストレスチェックの結果、残業時間の記録、面談記録、就業判定結果、産業医意見などさまざまですが、これらの健康情報をバラバラに管理していては事務作業が煩雑になり、担当者が本来時間をかけるべき保健指導や健康増進施策などに時間を割くことができなくなることも。
健康管理システムを導入してこれらの情報をひとつのシステムにまとめることで、管理作業を効率的にし、さらに戦略的な健康管理を実現する環境が構築できます。つまり健康管理システムとは、健康情報を一元的かつ戦略的に管理するための環境を構築するシステムだといえるでしょう。健康情報の一元管理により、担当者の事務作業の効率化や、従業員の健康状況の傾向把握、報告書作成の効率化など、ほかにもさまざまなメリットを享受することができます。
健康管理システムにはどんな費用がかかる？
先述の通り、煩雑で負担が大きい膨大なデータ管理の課題を解消してくれる健康管理システムですが、導入にあたっては当然ながらその費用が重要なポイントになります。では具体的に、どのような項目において費用がかかるのでしょうか。社内の承認を得やすくするためにも、事前にしっかりと認識しておくことが大切です。下記にて、システム導入にかかる具体的な費用例について紹介します。
システム検討費用
最初のリサーチ段階では、システムの比較検討、トライアル、業者とのやり取りなど、主に担当従業員の人的コストがかかってくる点は見落としがちなので、配慮が必要です。
導入初期費用
システムを導入する際には、導入時の初期設定などでイニシャルコストがかかってきます。例えばシステムのセットアップや、既存システムとの連携やデータ移行などの作業コストが発生することが考えられます。
月額費用
システム導入後は、実際に運用していくためにランニングコストがかかります。月額での支払いが一般的で、従業員数と利用する機能の数で金額が決まるケースが一般的です。自社でどのような利用が適切かを判断し、金額の妥当性を検討しましょう。
オプション費用
システムのデフォルト機能に加え、自社に最適な運用を行うためにはオプション機能が必要になることもあります。追加する機能の費用感を考えながら、自社に合わせたカスタマイズを相談するようにしましょう。
健康管理システムはどう選ぶ？システムの比較検討ポイント
健康管理システムの選択には、自社に費用感や機能面などで合致するシステムを考慮する必要があります。しかし、健康管理システムの機能や費用、さらには操作性もさまざまです。ここでは健康管理システムを比較検討し、自社にとって最適なシステムを選ぶためのポイントについて解説します。
健康管理業務の改善効果
健康管理システムの導入により、業務効率化を進められるのかは大きな判断のポイントとなります。なかでも、データ管理においてペーパーレス化が実現できるかは、最重要事項のひとつとなるでしょう。ペーパーレス化と合わせて、従業員に紐づく各種の健康資料（健康診断の結果、ストレスチェックの結果、過去の面談記録など）をひとつの画面で確認できるかといった点も、産業医面談の準備等における業務効率化に大きくかかわります。
個人情報の取り扱いやセキュリティ対策
個人情報に関するセキュリティは重要な問題ですが、その対策として最も有効なのは、閲覧できる人を制限することでしょう。ただ、産業医や保健師だけが見ることができるシステムでは、健診予約を担当する人事とはエクセルやメールで情報をやりとりしなければならないため、システム内で閲覧権限を設定できるシステムを選ぶことがおすすめです。ほかにも、プライバシーマークやISMSの認証の取得状況、二段階認証やIP制限など、利用者側でセキュリティを強化できる仕組みの有無もチェックしてください。
導入にかかる期間
健康管理システムの導入にかかる時間も事前確認が必要ですが、なかでも時間がかかる原因として大きいのがデータの移行作業です。健康管理においては、経年変化によるリスク判定も重要となるので、これまでExcelや紙でまとめていた健診結果や産業医面談の記録などを新しいシステムに取り込む必要があります。そこで、内容を確認しながら手作業での対応が必要となれば、それだけ時間がかかってしまうわけです。システム移行期には、従来の方法と新しいシステムの両方を並行して利用する期間も必要なので、事前に確認しましょう。
このように、健康管理システムの導入においては、システムを取り巻くさまざまな事象を考慮した上で社内の稟議を通す必要があります。社内提案に向けては、「産業医と協力した業務課題明確化」「業務課題の具体的な原因整理」「システムの導入によるメリット整理」「導入予定システムの選定理由の抽出」「投資対効果の可視化」といった部分をポイントに、事前に資料を作成しておくことで、導入時の提案での成功率を上げることができます。
健康管理システムの導入は、今後の優れた健康経営の推進には避けて通ることができないものです。しっかりと情報を整理しながら、社内提案に向けた準備を進めましょう。
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